Как успешно завершать свои дела: основные принципы системы GTD
На дворе 21 век – век технологий, бесконечного бега, фастфуда и дедлайнов, и каждый из нас, рано или поздно устав вертеться, как белка в колесе, задумывается над простым и в то же время чертовски сложным вопросом: как успеть все? Как распланировать и организовать свою жизнь так, чтобы все важные дела были сделаны? Как повысить личную эффективность? Я нашла способ — gtd система или как привести дела в порядок.
Содержание
На эту тему снято огромное количество роликов, написано огромное количество книг, попробуем и мы внести свою небольшую, но, надеемся, полезную лепту.
Система планирования Getting Things Done (GTD) — чем она отличается?
Первый и главный принцип планирования, согласно данной системе, заключается в том, что человек должен освободить разум от запоминания необходимых к выполнению повседневных и текущих дел, идей, дат, мест и прочей информации. Все мы и так живем в бесконечном стрессе, боясь что-то не сделать, забыть, опоздать, ошибиться. Поэтому мы и предлагаем снять с себя часть ответственности и завести ежедневник. Именно там должна храниться вся необходимая информация. Записанная на бумаге (в телефоне, диктофоне и др.), она никуда не пропадет, не будет забыта, а если ее еще и правильно структурировать, то ежедневник станет для вас незаменимым помощником по жизни.
Кроме того, если у вас будет ежедневник, то ваш мозг будет сконцентрирован не на запоминании задач, а на их выполнении. Вы будете думать не о том, что нужно сделать, а о том, как, и это уже значительно повысит вашу эффективность и даст возможность расставить приоритеты.
Как же правильно вести ежедневник?
Попробуем рассмотреть три главных столпа, на которых держится суть:
- управление процессом работы;
- шестиуровневая модель обзора;
- естественный метод планирования.
Управление рабочим процессом
Эту модель также можно разбить на отдельные пункты:
- сбор;
- обработка;
- организация;
- обзор;
- действия.
Как только появляется новая информация – сроки командировки, дата важной встречи, список дел на день, интересная идея и др., – вы берете и записываете ее. Отлично! Теперь вашему мозгу больше не придется постоянно держать ее на поверхности, чтобы не забыть. Ваш ежедневник начинает работать!
Чтобы информация не затерялась в его дебрях, выделите для нее определенные страницы. Они будут называться инбоксом – местом для хранения информации.
Чтобы информация не отлеживалась, ее нужно постоянно обрабатывать: мониторить, распределять на более и менее важную, расставлять приоритеты, определять для себя, что и в каком порядке нужно сделать в соответствии с важностью дел и наступлением дедлайнов их выполнения. Делать это нужно минимум раз в неделю.
Для организации рабочего процесса необходимо разделить все свои дела по спискам:
- следующие действия;
- проекты;
- отложенное;
- может быть, когда-нибудь.
По сути, это и есть распределение по приоритетности. Когда все дела разделены, вы можете сосредоточиться на том, что необходимо вам в конкретный момент времени, и не тратить силы и время на то, что можно сделать позже.
Модель обзора
Этот пункт неразрывно связан с обработкой. Только если обработка – это процесс более глобальный, то обзор – это ежедневная работа, касающаяся не всего списка дел, а только «следующих действий», того, что нужно сделать в первую очередь.
Но, конечно, самое главное в управлении нашим рабочим процессом – это непосредственные действия, то есть выполнение запланированного. Постарайтесь не отвлекаться на внешние раздражители и максимальное количество времени тратить именно на прямое, физическое выполнение необходимых задач.
Суть этой модели также очень проста – четко распределить все ваши дела по временным промежуткам, в которые их необходимо выполнить:
- текущие дела;
- текущие проекты;
- круг первостепенных обязанностей;
- ближайшие 1-4 года;
- ближайшие 5 лет;
- жизнь.
Приведем примеры, чтобы вам было легче сориентироваться. Текущие дела – это те повседневные заботы, которые вы не можете игнорировать: работа, домашние дела, встречи. Текущие проекты – это то, над чем вы сейчас работаете. Решили похудеть к лету? Отличная идея! Пишете книгу? Это тоже текущий проект! Копите деньги на путешествие? Замечательный стимул! Круг обязанностей – это то, что вам необходимо выполнять в соответствии со своей социальной ролью: ролью сотрудника компании, ролью жены, матери, и др.
Ближайшие годы – это, как правило, список не дел, а проектов, либо идей и целей: прыгнуть с парашютом, съездить в отпуск в Италию, прочитать 100 книг. Пятилетняя перспектива – то же самое, только более долгосрочно. Жизнь – это самый глобальный и сложный пункт, сюда можно заносить главные жизненные цели и мечты. Например, совершить кругосветку – чем не мечта всей жизни?
Естественный метод планирования
- определение основных целей и принципов;
- видение необходимых результатов;
- мозговой штурм;
- организационный процесс;
- обозначение следующего конкретного действия.
Итак, вам нужно выучить английский язык. Определяем это как цель. Зачем вам это нужно? Для путешествий, для работы, для чтения книг любимого автора в оригинале, для общего развития. Отсюда вытекают желаемые результаты – например, вы должны знать английский язык настолько, чтобы свободно читать в оригинале Шекспира.
Мозговой штурм заключается в определении способов достижения этого результата. Что вам нужно сделать? Записаться на курсы английского языка, нанять репетитора, познакомиться и начать общение с носителем изучаемого языка, смотреть в оригинале англоязычные фильмы и слушать песни на английском. Отлично, способы определены.
Теперь их нужно организовать, то есть влить в списки ваших дел, составить расписание, когда вы будете ходить на курсы, а когда заниматься с репетитором или самостоятельно, через какую социальную сеть будете общаться с новым англоязычным другом, и так далее.
Последний пункт – конкретные действия. Определяете, с чего вам следует начать, и – вперед, покорять новые вершины!
Не забудьте проверить свои цели на истинность.
Приложения
Как уже было сказано в начале статьи, мы живем в 21 веке, веке технологий, так что грех не воспользоваться ими, планируя дела и свою жизнь. Конечно, можно вести обычный, бумажный ежедневник. На самом деле, согласно системе Getting Things Done, это даже предпочтительней, ведь тогда вам не придется отвлекаться на приходящие уведомления, сообщения и звонки.
Но если вам комфортнее с новомодным гаджетом в руках, предлагаем вам несколько полезных приложений для телефона:
- HabitBull — приложение для закрепления привычек. Известно, что для формирования привычки необходимо не отступать от выполнения какого-то действия минимум 30 дней. На это и рассчитано приложение – оно помогает не забывать и ежедневно выполнять задуманное. Привычка будет считаться закрепленной при выполнении ее 30 дней подряд;
- aTimeLogger – таймер, который помогает подсчитать, сколько времени и на что вы потратили. Очень полезно, когда пытаешься сообразить, куда же утекают часы;
- Noon Pacific – минималистичный планировщик дел.
Коробки с листочками
Помимо традиционного ежедневника, можно завести несколько коробок с листочками, на которые вы будете записывать все ваши дела, задачи, проекты и цели. Чтобы не запутаться в этих бумажках, организуйте это следующим образом:
- листочки возьмите разноцветные, например, стикеры, и для каждого цвета определите сферу вашей жизни, например: на розовые записывайте личные дела, на голубые – рабочие, на зеленые – домашние, и др.;
- коробок тоже нужно несколько: одна – для срочных дел, другая – для текущих проектов, и так далее (воспользуйтесь списком организации рабочего процесса и шестиуровневой системой).
Такой интересный и креативный способ не только поможет вам эффективно планировать дела, но и поднимет вам настроение.
Все входящие дела, мысли, что нужно что-то сделать вы записываете на эти листочки, затем раз в неделю, к примеру, вы пересматриваете листочки и сортируете их по принципу:
- Если с этим можно что-то сделать за 2 минуты, то откладываете в одну кучку. После сортировки эту кучу дел вы сразу выполняете или в течение недели
- Если это выполняется долго, то составляете план, то есть разбиваете эту задачу на более мелкие, для которых определяете временные рамки.
- Если это выполнить не возможно, то либо выбрасываете в мусор, либо перепоручаете, либо откладываете в отдельную коробку — планов на будущее
Более подробный алгоритм принятия решений на картинке
Рекомендую видео, в котором понятно описан ход мысли
Объедините систему Getting Things Done с Bullet Journal
Да-да, это возможно! Ваша эффективность и мотивированность в таком случае будут только выше. Но обязательно помните, что не стоит расписывать дела на всю неделю заранее. В понедельник нужно сделать это и это, во вторник – это и это, в среду – то и то, и так далее… Что такое Bullet Journal читайте тут.
Наша жизнь – штука гибкая и непредсказуемая, и в любой день может случиться что-то, что полностью поменяет ваши сегодняшние цели и задачи: незапланированная встреча, неожиданная болезнь и др. Между тем, запланированные, но не выполненные дела ужасно раздражают и демотивируют. Так что планируйте только то, что сможете выполнить на сто процентов.
А главное, помните, что ваш успех зависит только от вас. Относитесь бережно к себе и своему здоровью и учитесь расставлять приоритеты. Пускай то, что можно отложить, подождет. Занимайтесь только тем, что действительно важно. Жизнь у нас всего одна, и прожить ее нужно максимально эффективно и интересно.